契約審査の属人化を防ぐには？

契約審査の属人化とは、特定の担当者に業務が集中し、その人だけが業務の詳細を把握している状態を指します。これは、ミスの見逃しや業務の停滞を引き起こすだけでなく、業務フローの分析や改善を妨げる要因にもなります。

本記事では、契約審査の属人化がどのような問題を引き起こすか、またそれを防ぐための具体的な方法について詳しく解説します。

契約審査の属人化とは

契約審査の属人化とは、契約審査業務のノウハウや進捗管理が特定の人に偏っている状態を指します。この状態が続くと、組織全体の効率性やリスク管理に悪影響を及ぼします。特定の人に依存することにより、業務の透明性が失われ、他のメンバーが状況を把握できないため、トラブルが発生しやすくなります。

契約審査が属人化すると
どうなる？

契約審査の属人化は、多くの問題を引き起こします。以下に主な問題点を示します。

ミスに気づきにくい

特定の担当者だけが進捗状況を把握しているため、契約書に記載されたリスクとなる文言が放置され、ミスが見逃されやすくなります。これにより、契約リスクの管理が不十分となり、取引の実行が遅れる可能性があります。

休職・退職による業務の停滞

担当者が休職や退職した場合、業務が停滞し進行中の契約審査が大幅に遅れるリスクがあります。特定の人に依存することで、ノウハウや進め方を把握している人がいなくなり、業務の再構築が必要となるケースも少なくありません。

業務フローの分析・改善がしにくい

属人化は業務フローの改善を妨げます。効率的な業務の進め方が共有されず、担当者ごとに品質や効率が異なるため、組織全体の成長が妨げられます。ノウハウの共有がなされないことで、新人や他の担当者の成長も難しくなります。

契約審査の属人化を防ぐ方法

契約審査の属人化を防ぐためには、以下の対策が有効です。

マニュアルの整備

業務の進め方を詳しく記載したマニュアルを作成し、全員で共有することが重要です。これにより、誰でも一定の品質で業務を遂行でき、特定の人物に依存することなく業務が進行します。マニュアルは定期的にアップデートし、先進のノウハウやトラブル事例を反映させることが必要です。

契約審査の受付フローの改善

進捗状況を可視化し、全員が確認できる体制を整えることが重要です。台帳などを使って進捗状況を一覧化し、管理することで業務の透明性を高めます。また、チャットツールを利用して案件ごとの状態を共有することで、進捗管理をスムーズに行うことができます。

リーガルチェックツールの導入

AIによるレビュー機能や契約書参照機能を活用することで、ノウハウの共有とスキルの平準化を図ることができます。これにより、契約書のリスクの見逃しを防ぎ、全体の品質を高めることが可能です。

契約審査の属人化を解消した事例

担当が兼務の状態だと、その日によって業務の優先度はダイナミックに変化するため、そのなかで重要な契約に関する審査がどうしても後ろ倒しになってしまうことがあったり、担当が休暇を取ると契約書審査が遅れてしまうこともあったりしました。

理想的な契約業務のあり方は「時間をかけずに、現場が、事故なく、顧客と契約を締結できること」がゴールだと考えています。そのためには法務担当者だけが契約に強くなるのでは意味がなく、営業スタッフの契約に関する知識や理解がとても重要で、かつ、契約に関するルールの明文化やそのルールにすぐにアクセスできる環境が必要不可欠。そのような背景のなか、リーガルチェックツールを導入しました。

参照元：GVA assist（https://ai-con-pro.com/case/change/）